Evoluzione  della  gestione documentale aziendale : dal 1 Luglio 2016 firma digitale su ogni documento in uscita.

La vera innovazione nella gestione documentale aziendale è la firma digitale.

Garda Uno SpA pur non essendo completamente soggetta alla normativa che prevede, a partire  dal 12 Agosto 2016, la digitalizzazione dei documenti  della PA, (il cosiddetto “Codice dell’Amministrazione Digitale” o più semplicemente “CAD”) ha colto lo spunto per avviare un innovativo sistema gestionale della corrispondenza in entrata ed uscita che rappresenta una importante trasformazione di concetto del documento cartaceo e della  cultura lavorativa soprattutto per la “generazione analogica” (come la mia).

Siamo, tutti protagonisti di  un passaggio culturale, comunicativo, economico, giuridico e non dimentichiamoci quello ambientale.

Il nuovo sistema di Protocollo informatico adottato da Garda Uno ha reso possibile questo particolare cambiamento e quindi un documento cartaceo “pesante” diventa ora un file pdf  leggero dinamico, condiviso con più persone evitando lo smarrimento, il consumo di carta per le copie e  annullando lo spazio di norma necessario per archiviarlo.

Sulla scia della normativa, Garda Uno si  spinge e segue il percorso verso la meta  digitale, grazie a corsi di formazione , adeguamenti tecnologici e soprattutto organizzativi.

Su ogni documento in uscita verrà apposta, in luogo della tradizionale firma autografa, la più ben moderna firma digitale.

Questo consente maggiore praticità, rapidità e sicurezza, nonché autonomia di protocollazione in uscita all’interno di ogni ufficio: l’obiettivo comune ancora una volta sarà “efficienza”.

Nalini Sabrina
Responsabile Ufficio Protocollo